Tầm quan trọng của việc lập Danh mục hồ sơ trong Công ty/Văn phòng luật

 

        1. Khái niệm danh mục hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của công ty bao gồm văn bản do công ty ban hành và văn bản của các cơ quan hoặc cá nhân khác gửi tới. Trong quá trình giải quyết hồ sơ hoặc sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành danh mục hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của công ty và phục vụ các yêu cầu khác của Ban lãnh đạo hoặc nhân viên trong công ty.

Danh mục hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: 

Danh mục hồ sơ: là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.

Bài liên quan

- Khởi kiện quyết định hành chính

- Thủ tục giải thể doanh nghiệp

- Giải quyết việc mua đất dự án nhưng không nhận được đất đúng hẹn

2. Mục đích, ý nghĩa của lập danh mục hồ sơ

2.1 Mục đích của lập danh mục hồ sơ          

Văn bản hình thành trong hoạt động của công ty trong quá trình thực hiện dịch vụ cho khách hàng, phản ánh tiến độ và phương pháp giải quyết vụ việc mà khách hàng yêu cầu của công ty. Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của công ty là đáp ứng nhu cầu cấp thiết của vụ việc.

Hàng năm, công ty hình thành hàng trăm văn bản phản ánh các vấn đề, sự việc liên quan đến các lĩnh vực mà công ty hoạt động; nếu là công ty lớn, số lượng hình thành văn bản trong một năm có thể nên tới hành nghìn, thậm trí hành vạn văn bản. Nếu sau khi giải quyết xong, các văn bản đó không được lập thành hồ sơ để bảo quản thì rất khó tra tìm khi cần thiết, hơn nữa dễ bị phân tán, thất lạc hoặc hư hỏng.

Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạt động của công ty là khâu quan trọng trong quá trình phát triển của công ty.

2.2 Ý nghĩa của việc lập danh mục hồ sơ            

Trong phạm vi từng công ty, việc lập danh mục hồ sơ hiện hành có ý nghĩa như sau:

2.2.1 Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của nhân viên

Trong một công ty, nếu công văn, giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, cá nhân liên quan đến vụ việc, sẽ giúp cho các nhân viên và Ban Giám đốc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng nhân viên nói riêng, của công ty nói chung.

2.2.2 Giúp công ty quản lý tài liệu được chặt chẽ

Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Ban lãnh đạo và nhân viên công ty theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của công ty mình, biết  được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật thông tin khách hàng.

2.2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ      

Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc, đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).

Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu riêng lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì công tác lập hồ sơ ở công ty hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, nhân viên đảm nhiệm nhiệm vụ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị pháp lý để giao nộp vào lưu trữ được hoàn chỉnh.

Đồng thời, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên lưu trữ làm tốt công tác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị pháp lý của tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của Ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty.

3. Vị trí của lập danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ là khâu quan trọng của công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng, là bản lề để nhanh chóng tra cứu, và cung cấp những tài liệu cần thiết cho Ban lãnh đạo và khách hàng khi cần thiết. Trong đó, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của vụ việc, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của công ty và mỗi cá nhân trong công ty.

Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng và có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành công việc của nhân viên trong công ty, cũng như phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ được dễ dàng, tiện lợi.

4. Tác dụng của lập danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp Ban Giám đốc và các nhân viên trong công ty tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề một cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng. Đồng thời góp phần giải quyết công việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công tác và trách nhiệm của các nhân viên trong công ty.

Lập hồ sơ tốt sẽ đảm bảo giữ gìn được bí mật cho khách hàng và công ty, hạn chế được các văn bản, giấy tờ không có giá trị pháp lý hoặc bỏ sót những tài liệu quan trọng. Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc thực hiện dịch vụ cho khách hàng trước mắt cũng như lâu dài. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý để lưu trữ trong công ty. Từ đó, xây dựng được nề nếp, khoa học trong công tác thực hiện dịch vụ cho khách hàng tránh tình trạng mất mát tài liệu quan trọng của khách hàng và ảnh hưởng đến tiến độ công việc được giao cũng như uy tín của công ty.

Vì vậy, khi lập hồ sơ đòi hỏi nhân viên được giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng với quy định của công ty về lập danh mục hồ sơ sao cho tiện cho việc tra tìm và sử dụng. Để hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng và lưu trữ tài liệu. Khi lập hồ sơ, người lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo: Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; Văn bản trong hồ sơ phải phản ánh đúng thể thức văn bản; Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác; Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.

Đinh Hồng

Chuyên viên pháp lý

Luật Vạn Thông