Quy định pháp luật về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Bài liên quan:
1. Bên được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải đáp ứng những điều kiện sau:
Có mối quan hệ liên kết với người bán là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác. Theo đó, mối quan hệ liên kết được quy định tại Điều 5 Nghị định 132/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/11/2020 như sau:
“Điều 5. Các bên có quan hệ liên kết
1. Các bên có quan hệ liên kết (sau đây viết tắt là “bên liên kết”) là các bên có mối quan hệ thuộc một trong các trường hợp:
a) Một bên tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư vào bên kia;
b) Các bên trực tiếp hay gián tiếp cùng chịu sự điều hành, kiểm soát, góp vốn hoặc đầu tư của một bên khác.
2. Các bên liên kết tại khoản 1 điều này được quy định cụ thể như sau:
a) Một doanh nghiệp nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu của doanh nghiệp kia;
b) Cả hai doanh nghiệp đều có ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu do một bên thứ ba nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp;
…
l) Doanh nghiệp có phát sinh các giao dịch nhượng, nhận chuyển nhượng vốn góp ít nhất 25% vốn góp của chủ sở hữu của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế; vay, cho vay ít nhất 10% vốn góp của chủ sở hữu tại thời điểm phát sinh giao dịch trong kỳ tính thuế với cá nhân điều hành, kiểm soát doanh nghiệp hoặc với cá nhân thuộc trong một các mối quan hệ theo quy định tại điểm g khoản này.”
Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
2. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản, cụ thể là hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Trong hợp đồng ủy nhiệm hoặc văn bản thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm như sau:
Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số;
Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);
Mục đích ủy nhiệm;
Thời hạn ủy nhiệm;
Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 3 Thông tư số 78/TT-BTC thì về nguyên tắc bên ủy nhiệm khi thực hiện việc ủy nhiệm phải thông báo đến cơ quan thuế đồng thời với khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, pháp luật không bắt buộc về thời điểm ủy nhiệm nên việc ủy nhiệm có thể được thực hiện trước hay sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nên tùy vào thời điểm ủy nhiệm mà thủ tục thông báo đối với cơ quan thuế được thực hiện như sau:
Ủy nhiệm đồng thời với khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì thực theo thủ tục được quy định tại khoản 1, 2, 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ủy nhiệm sau khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được xem là trường hợp làm thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn và được thực hiện theo thủ tục tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 78/2020/TT-BTC như sau:
“3. Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
a) Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;
b) Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên;
- Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.”
4. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
5. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;
Nhìn chung, việc pháp luật cho phép thực hiện việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là giải pháp cho những lúc hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp gặp sự cố và nhằm tạo thuận lợi hơn cho các chủ thể trên khi gặp khó khăn hoặc chưa đủ điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời cơ quan quản lý cũng dễ dàng hơn trong công tác thực hiện nhiệm vụ quản lý vì dữ liệu được điện tử hóa và không phải cất công lưu trữ bằng giấy tờ như trước.
BẢO VỆ TỐT NHẤT QUYỀN LỢI CHÍNH ĐÁNG CỦA THÂN CHỦ
